Faq-sempliceai

La presente Informativa Privacy è resa solo ed esclusivamente per l’applicazione SempliceAI realizzata tecnicamente ed erogata come Servizio SaaS da 01Sistemi srl.

Titolare del Trattamento

Titolare del trattamento dei dati personali, ai sensi dell’art. 4 punto 7) del GDPR, è sempre il soggetto giuridico, che ha reso disponibili, a seguito rapporti formalmente già esistenti  e sotto sue esclusiva responsabilità, i documenti oggetto di elaborazione a 01Sistemi srl.

La piattaforma di servizi SempliceAI ha l’obiettivo di estrarre e strutturare le informazioni, tra cui anche i dati personali eventualmente presenti (nomi, cognomi, codici fiscali, e-mail), compresi all’interno dei documenti. Le suddette informazioni sono poi strutturate all’interno di un indice che è reso disponibile nei confronti del titolare del trattamento.

Responsabile del trattamento

Ad assumere il ruolo di Responsabile del trattamento delle informazioni è:

• 01Sistemi srl, p.i. 01935250504, via Malpasso 37, 52037 Sansepolcro, in qualità soggetto che offre in modalità SaaS i servizi della Piattaforma SempliceAI.

Dati personali raccolti

SempliceAI è una piattaforma di servizi linguistici, basati su Intelligenza Artificiale, che elaborano i documenti non strutturati estraendone automaticamente informazioni.

I servizi forniti dalla piattaforma SempliceAI, nonché le caratteristiche e le funzioni della stessa non richiedono alcuna forma di registrazione degli Utenti.

A seguito di precedenti accordi contrattuali intercorsi tra le parti (01Sistemi srl come erogatore/venditore del servizio e il contraente come consumatore/acquirente del servizio), il contraente fornisce a 01Sistemi srl, nella modalità concordata, i documenti da elaborare.

I servizi di SempliceAI vengono erogati in SaaS attraverso CSP. Ogni cliente ha uno spazio segregato all’interno del CSP, ossia uno spazio interamente dedicato al cliente e separato dagli altri eventuali clienti, dove risiedono i propri dati.

Nell’ambito della elaborazione dei documenti, possono essere estratti alcuni dati relativi alle persone fisiche trattate nei documenti stessi, e in particolare:

• Nomi e cognomi delle persone fisiche citate all’interno dei documenti
• Codici Fiscali delle persone fisiche citate all’interno dei documenti
• e-mail citate all’interno dei documenti

I dati personali estratti vengono consolidati all’interno di un apposito indice che viene reso disponibile per la consultazione esclusivamente al titolare del trattamento (il contraente). Il contraente può consultare i suddetti dati attraverso API. Il contraente viene identificato attraverso una api-key: invocando le api di SempliceAI, pertanto, può visualizzare solo ed esclusivamente i propri dati.

Modalità del trattamento

SempliceAI non effettua trattamenti sui dati personali citati all’interno dei documenti, limitandosi ad estrarli dai documenti in cui sono citati e a consolidarli nell’indice apposito, rendendoli fruibili attraverso servizi nei confronti del titolare del trattamento (il contraente).

I servizi di SempliceAI vengono erogati in SaaS attraverso CSP. Ogni cliente ha uno spazio segregato all’interno del CSP, ossia uno spazio interamente dedicato al cliente e separato dagli altri eventuali clienti, dove risiedono i propri dati.

Nell’ambito della elaborazione dei documenti, possono essere estratti alcuni dati relativi alle persone fisiche trattate nei documenti stessi, e in particolare:

• Nomi e cognomi delle persone fisiche citate all’interno dei documenti
• Codici Fiscali delle persone fisiche citate all’interno dei documenti
• e-mail citate all’interno dei documenti

I dati personali estratti vengono consolidati all’interno di un apposito indice che viene reso disponibile per la consultazione esclusivamente al titolare del trattamento (il contraente). Il contraente può consultare i suddetti dati attraverso API. Il contraente viene identificato attraverso una api-key: invocando le api di SempliceAI, pertanto, può visualizzare solo ed esclusivamente i propri dati.

Sub-Responsabili del Trattamento

01Sistemi ricorre a Sub-Responsabili per l’esecuzione di specifiche attività di Trattamento per conto del Titolare del Trattamento.

Il Titolare del Trattamento ha autorizzato il conferimento dell’incarico ai seguenti Sub-Responsabili del trattamento:

La Direzione di 01Sistemi srl individua nel servizio cloud la principale risorsa attraverso cui fornire il servizio ai propri clienti. L’Organizzazione si impegna a gestire interamente l’infrastruttura cloud su cui risiede il servizio SempliceAI , garantendone anche le copie di sicurezza e tutte le attività di disaster-recovery e business-continuity. Per questa ragione, si è data particolare attenzione alle misure di sicurezza per limitare e contrastare i rischi alle informazioni contenute, mediante tecnologie, metodologie organizzative e risorse economiche, al fine di mantenere i dati isolati e controllati anche nei confronti di personale autorizzato ad accedervi.

Il personale deve essere formato affinché conosca tutte le procedure di accesso e di protezione delle informazioni.

Nei sistemi di Intelligenza Artificiale, orientati alla comprensione, classificazione ed elaborazione del linguaggio naturale il software è fornito in licenza d’uso al cliente che utilizza API-KEY, generate successivamente al momento dell’avvio del progetto, per l’accesso alle funzionalità degli applicativi che ricadono in questa categoria. 

La gestione del ciclo di vita delle API-KEY avviene nel corso della durata del contratto e termina con la conclusione dello stesso.

Particolare attenzione deve essere posta sulla sicurezza del sistema di virtualizzazione, grazie anche all’ausilio di sistemi di monitoraggio, di alerting e di supporto tecnico per gli utenti.

Il rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali impone anche di comunicare tempestivamente eventuali data-breach. L’Organizzazione si impegna a fornire tutto il supporto tecnico per condividere informazioni in caso di investigazioni informatiche, secondo le più attuali modalità informatiche forensi.

Le procedure di change management che includono modifiche importanti o che aggiungono funzionalità significative devono prevedere la comunicazione preventiva al cliente dei servizi cloud secondo le modalità concordate.

La Giurisdizione in cui opera la società 01Sistemi srl è quella Italiana e i servizi del prodotto SempliceAI sono interamente gestiti all’interno dell’UE.

Le leggi e i regolamenti che governano il servizio SempliceAI sono:

• GDPR – Regolamento 2016/679
• Decreto Semplificazioni: DL 77/2021
• Codice dell’amministrazione digitale – Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82;

E’ possibili richiedere evidenze delle conformità e certificazioni della società 01Sistemi srl mediante l’invio di un’email a assistenza.sempliceai@01s.it. Il supporto tecnico di SempliceAI risponde dal Lunedì al Venerdì dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 18.00.

Le autorità rilevanti per il servizio SempliceAI sono AgID – Agenzia per l’Italia Digitale e il Garante Privacy per tutto quello che concerne la protezione dei dati personali.

La società 01Sistemi srl ha sede sia legale che operativa in Via Malpasso 37, 52037 Sansepolcro – AR.

Il servizio SempliceAI è una piattaforma di servizi linguistici, basati su Intelligenza Artificiale, che elaborano i documenti non strutturati estraendone automaticamente informazioni. Le informazioni estratte da tali documenti viene indicizzata, i dati sono archiviati in presso un CSP Qualificato collocato in Territorio UE.

E’ possibili richiedere maggiori informazioni riguardo la società 01Sistemi srl mediante l’invio di un’email a assistenza.sempliceai@01s.it. Il supporto tecnico di SempliceAI risponde dal Lunedì al Venerdì dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 18.00.

I dati resi persistenti sono solamente quelli che vengono estratti dai documenti forniti dai clienti che sono archiviati in presso un CSP Qualificato collocato in Territorio UE, il livello di confidenzialità di tutte queste informazioni è impostato a “uso interno”, in quanto sono informazioni estratte.

01Sistemi srl ha in essere procedure e politiche di dismissione sicura e riuso delle risorse cloud del CSP qualificato dove risiede il servizio SempliceAI.

E’ possibili richiedere evidenze di queste procedure e politiche mediante l’invio di un’email a assistenza.sempliceai@01s.it. Il supporto tecnico di SempliceAI risponde dal Lunedì al Venerdì dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 18.00.

01Sistemi srl ha in essere procedure di backup che si appoggiamo alle specifiche fornite dal CSP qualificato dove risiede il servizio SempliceAI.

E’ possibili richiedere maggiori dettagli di queste procedure e politiche mediante l’invio di un’email a assistenza.sempliceai@01s.it. Il supporto tecnico di SempliceAI risponde dal Lunedì al Venerdì dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 18.00.

E’ possibile avere informazioni riguardo al meccanismo di Clock Synchronization mediante l’invio di un’email a assistenza.sempliceai@01s.it. Il supporto tecnico di SempliceAI risponde dal Lunedì al Venerdì dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 18.00.

La società 01Sistemi srl gestisce e risolve sia le vulnerabilità di tipo applicativo che del sistema operativo sottostante.

01Sistemi srl, per le procedure per lo sviluppo sicuro del software, si rifà alle linee guida AgID.

E’ possibile avere informazioni riguardo alle procedure utilizzate mediante l’invio di un’email a assistenza.sempliceai@01s.it. Il supporto tecnico di SempliceAI risponde dal Lunedì al Venerdì dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 18.00.

01Sistemi srl, in caso di incidente di sicurezza, invia una comunicazione, per mezzo dell’email del supporto tecnico assistenza.sempliceai@01s.it., al customer contenenti le informazioni rilevanti dell’incidente: impatto dell’incidente sui dati personali,  descrizione sintetica dell’incidente, tempistiche relative alle successive comunicazioni, contatti di supporto per la gestione dell’incidente ed eventuali rimedi che il customer può attuare.

In maniera del tutto analoga, il customer può comunicare, tramite email al supporto tecnico assistenza.sempliceai@01s.it., gli incidenti di sicurezza da lui rilevati.

Alla chiusura dell’incidente di sicurezza, 01Sistemi srl invierà una comunicazione, per mezzo dell’email del supporto tecnico assistenza.sempliceai@01s.it., al cliente riportando le informazioni rilevanti di trattamento. 

Il customer può richiedere a 01Sistemi srl le evidenze digitali dell’attività operativa del servizio SempliceAI mediante l’invio di un’email a assistenza.sempliceai@01s.it. Il supporto tecnico di SempliceAI risponde dal Lunedì al Venerdì dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 18.00.

01Sistemi srl implementa nel servizio SempliceAI le procedure di crittografia lato server che vengono fornite dal CSP qualificato e compliance ISO 27xx,  queste non possono essere modificate dal customer.

Le procedure di crittografia utilizzate da 01Sistemi srl coprono sia i dati in transito sia i dati conservati all’interno del servizio cloud.

01Sistemi srl utilizza nel servizio SempliceAI metodologie di gestione delle chiavi che vengono fornite dal CSP qualificato e compliance ISO 27xx,  queste non possono essere modificate dal customer.

E’ possibili avere informazioni riguardo alle procedure di crittografia e di gestione delle chiavi utilizzate mediante l’invio di un’email a assistenza.sempliceai@01s.it. Il supporto tecnico di SempliceAI risponde dal Lunedì al Venerdì dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 18.00.

Le procedure di change management che includono modifiche importanti o che aggiungono funzionalità significative devono prevedere la comunicazione preventiva al customer del servizio SempliceAI secondo le modalità concordate.  Tali modalità prevedono l’invio di una comunicazione tramite email proveniente dal supporto tecnico assistenza.sempliceai@01s.it. indicante la categoria di cambiamento, la data e ora in cui deve il cambiamento sarà operativo, la descrizione tecnica del cambiamento e il completamento del cambiamento.

La società 01Sistemi srl utilizza le più recenti tecnologie in materia di protezione dei dati e sicurezza delle informazioni adottando metodologie organizzative certificate (ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018).

Il personale è altamente qualificato e costantemente aggiornato in materia di sicurezza delle informazioni e protezione dei dati personali.

I sistemi di monitoraggio di 01Sistemi srl ci consentono di controllare in tempo reale l’integrità dei nostri sistemi nonché la disponibilità delle risorse e la confidenzialità dei dati.

E’ possibili avere informazioni riguardo al livello di sicurezza del servizio SempliceAI mediante l’invio di un’email a assistenza.sempliceai@01s.it. Il supporto tecnico di SempliceAI risponde dal Lunedì al Venerdì dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 18.00.

Il servizio di SempliceAI è una piattaforma di analisi linguistica che elabora i documenti dei clienti, forniti con un endpoint di upload, e mette a disposizione i risultati attraverso una api invocabile ed integrabile all’interno di applicativi terzi.

Ogni cliente è provvisto di una api-key specifica con cui viene tracciato e con cui può visualizzare soltanto i propri dati.

Sono previsti due meccanismi di cancellazione delle api:

• se sono previsti dei meccanismi automatici per l’approvvigionamento dei dati (quindi SempliceAI ottiene i documenti attraverso una integrazione con servizi forniti dal cliente), è il cliente a poter comunicare quali sono i dati da cancellare
• a prescindere dal punto precedente, è possibile per il cliente in ogni momento richiedere la cancellazione di una parte o dell’intero repository processato, che per l’effetto non sarà più consultabile.

E’ possibile contattare il supporto tecnico di SempliceAI mediante l’invio di un’email a assistenza.sempliceai@01s.it.

Il supporto tecnico di SempliceAI risponde dal Lunedì al Venerdì dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 18.00.