La digitalizzazione come pilastro dell’efficienza
Nell’era della trasformazione digitale, la gestione documentale rappresenta uno degli ambiti più complessi e in continua evoluzione, sia dal punto di vista normativo che tecnologico. La digitalizzazione nella Pubblica Amministrazione (PA) non richiede solo tecnologie avanzate e investimenti consistenti, ma anche un cambiamento organizzativo e un aggiornamento delle competenze.
Adottare e integrare i software gestionali
Secondo un recente studio su 821 enti locali, i software di gestione amministrativa e contabile sono presenti in oltre l’80% dei Comuni italiani. Anche la gestione documentale e il workflow, così come la gestione delle risorse umane, sono adottati in oltre il 60% dei casi. Eppure solo il 56% utilizza soluzioni per la gestione della relazione con il cittadino e il 36% per la pianificazione e il controllo.
Questi dati mostrano una diffusione significativa delle tecnologie gestionali, ma evidenziano anche una discrepanza nella formazione del personale: nel 2023, solo un terzo dei piccoli Comuni ha formato tutto il personale sull’uso dei software gestionali, rispetto al 46% dei Comuni medio-grandi. I Comuni più grandi, con oltre 20.000 abitanti, tendono a personalizzare maggiormente le soluzioni software per rispondere alle esigenze di processo, ma solo il 26% ha rivisto i processi per adattarli ai flussi delle nuove applicazioni.
Il Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR) ha destinato risorse significative per la digitalizzazione della PA, ma spesso viene percepito come un adempimento normativo piuttosto che un’opportunità di crescita. La resistenza al cambiamento è pervasiva sia nei grandi che nei piccoli Comuni, nonostante questi ultimi a volte mostrino maggiore agilità.
Le linee guida di AgID
Le “Linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, pubblicate da AgID nel 2021, rappresentano un punto di riferimento fondamentale. Esse delineano le modalità tecniche per la transizione dal documento analogico a quello digitale, ma la rapidità dell’evoluzione tecnologica rende necessario un costante aggiornamento delle norme di riferimento.
Requisiti delle piattaforme di gestione documentale
Nella scelta di una piattaforma di gestione documentale, le PA devono considerare diversi requisiti:
- Open Source: Orientarsi verso soluzioni open source, come indicato nella Open Source Software Strategy 2020-2023, favorisce l’innovazione attraverso la condivisione e collaborazione.
- Sostenibilità Economica: Le soluzioni devono essere economicamente sostenibili e adattabili alle specifiche esigenze degli enti.
- Centralità dell’Utente: Le piattaforme devono avere interfacce intuitive e personalizzabili, migliorando l’interazione e la percezione dei servizi digitali.
- Automazione dei Processi: Ridurre gli errori e migliorare l’efficienza operativa attraverso l’automazione delle operazioni ripetitive.
- Integrazione Sistemica: Le piattaforme devono essere integrate con altre applicazioni e dati per creare un sistema coeso e interoperabile.
Semplice PA: un esempio di innovazione
La piattaforma Semplice PA di 01Sistemi, basata sull’intelligenza artificiale, rappresenta un esempio di innovazione nella gestione documentale. Essa estrae metadati da documentazione non strutturata e crea una base dati navigabile, rendendo i documenti facilmente accessibili per funzionari e cittadini. Inoltre, assicura il rispetto del FOIA, garantendo il diritto di accesso alle informazioni.
La gestione documentale digitale è essenziale per modernizzare i servizi pubblici e migliorare l’efficienza operativa delle PA. La scelta di una piattaforma adeguata richiede una riflessione approfondita su innovazione tecnologica, sostenibilità economica, centralità dell’utente, automazione dei processi e integrazione sistemica. Solo così la PA può realizzare una trasformazione digitale efficace, rispondendo alle esigenze del presente e anticipando quelle del futuro.
