Il protocollo automatico è uno degli strumenti essenziali per la gestione documentale nella Pubblica Amministrazione (PA). La sua funzione primaria è quella di garantire l’identificazione univoca, la sicurezza e la tracciabilità dei documenti. Secondo le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici dell’AgiD, il protocollo automatico consente di registrare in forma elettronica i documenti, associando loro una serie di dati fondamentali per la loro gestione e conservazione. Questo processo di protocollazione, obbligatorio per la PA, consente di catalogare i documenti in modo preciso e sicuro.
Con l’evoluzione tecnologica, le PA stanno adottando soluzioni sempre più avanzate per ottimizzare questi processi. Una delle novità più promettenti è l’integrazione del protocollo automatico con intelligenza artificiale di 01S all’interno della piattaforma SemplicePA, sviluppata in collaborazione con il Gruppo Maggioli e APKappa.
Cos’è SemplicePA e come funziona il Protocollo Automatico
SemplicePA è una piattaforma di gestione documentale avanzata, progettata per semplificare e migliorare l’accesso alle informazioni da parte dei funzionari e dei cittadini. Utilizzando un motore semantico basato su intelligenza artificiale, la piattaforma è in grado di estrarre metadati da documenti non strutturati, rendendoli facilmente consultabili e navigabili. Questa innovazione permette di migliorare l’efficienza e l’efficacia nella gestione documentale, garantendo l’aderenza al FOIA (Freedom of Information Act), che sancisce il diritto di accesso alle informazioni detenute dalla PA.
Grazie all’integrazione con il protocollo automatico, SemplicePA introduce un ulteriore livello di automazione. Le operazioni di protocollazione, che prima richiedevano l’intervento manuale, vengono ora gestite dall’intelligenza artificiale, che è in grado di precompilare le informazioni chiave e ridurre i tempi di registrazione dei documenti da diversi minuti a meno di uno. Questo consente una gestione più rapida e accurata dei flussi documentali, migliorando la performance generale dell’ente.
Vantaggi dell’adozione del protocollo con l’intelligenza artificiale
L’adozione del protocollo automatico con IA porta diversi benefici concreti:
- Risparmio di tempo e costi: Il sistema automatizzato riduce notevolmente il tempo necessario per protocollare un documento, abbattendo i costi legati al personale impiegato nelle attività manuali. Si stima che i costi operativi possano ridursi fino al 95-98% nella fase finale di automazione completa, dove l’intervento umano è richiesto solo in casi eccezionali.
- Maggiore precisione e riduzione degli errori: Grazie alla standardizzazione dei dati e all’affinamento continuo degli algoritmi di IA, il sistema riduce al minimo il tasso di errore umano e le interpretazioni differenti degli operatori.
- Scalabilità e flessibilità: Il protocollo automatico è in grado di gestire volumi crescenti di documenti, adattandosi alle esigenze dell’ente e garantendo una flessibilità operativa durante picchi di lavoro.
- Automazione progressiva: Nelle prime fasi, il protocollo è semi-automatico e presidiato, con l’operatore che verifica i dati proposti dall’IA. Con l’addestramento progressivo del sistema, l’automazione diventa completa, consentendo di liberare risorse per attività a più alto valore aggiunto.
Sicurezza e tracciabilità garantite
Un altro aspetto cruciale del protocollo automatico integrato in SemplicePA è la garanzia di sicurezza e tracciabilità delle operazioni. Il sistema soddisfa i requisiti minimi previsti dalla normativa, tra cui l’autenticazione degli utenti, l’identificazione di ogni modifica apportata ai documenti e la registrazione immodificabile delle informazioni chiave, come il numero e la data di protocollo.
Ogni operazione è tracciata e il registro giornaliero viene trasmesso ai sistemi di conservazione entro la giornata lavorativa successiva, assicurando l’integrità e l’immodificabilità dei contenuti.
L’introduzione del protocollo automatico all’interno di SemplicePA non solo ottimizza i processi interni della Pubblica Amministrazione, ma eleva anche la qualità delle relazioni con cittadini e imprese. Tempi di risposta più rapidi e maggiore trasparenza nella gestione dei documenti migliorano notevolmente l’esperienza degli utenti.
Il protocollo automatico in SemplicePA rappresenta un passo avanti verso una PA più moderna, efficiente e innovativa. Grazie all’intelligenza artificiale, i processi diventano più veloci, sicuri e flessibili, permettendo di liberare risorse umane e migliorare il servizio offerto ai cittadini.
